Из чего состоит сайт выставки
Сайт выставки — не визитка с программой. Это рабочий инструмент: он принимает заявки на стенды, регистрирует посетителей, отдаёт документы участникам и держит связь с ними до открытия и после закрытия. Ниже — разбор по разделам: что нужно, зачем и без чего можно стартовать.
Навигация сайта выставки
Не каждый проект требует всего сразу. Но если раздел есть — он должен закрывать конкретную задачу, а не просто занимать место в меню.
О выставке
Первый экран и всё, что отвечает на вопрос «куда я попал и стоит ли ехать». Здесь посетитель решает, ехать ему или закрыть вкладку.
- Даты и место проведения
- Адрес площадки и схема проезда
- Описание выставки: тематика и для кого она
- Контакты организатора
- Тематические разделы экспозиции
- Статистика: сколько было посетителей и участников
- Отзывы экспонентов и посетителей
- Архив прошлых лет
- Онлайн-каталог участников
- Организатор и партнёры
Базового хватает, чтобы человек понял, куда ехать. Расширенный начинает работать на доверие: архив за десять лет показывает масштаб лучше любого текста, а каталог участников отвечает на главный вопрос экспонента — кто ещё здесь будет. Выставка без архива выглядит новой и неопытной, даже если проводится двадцать лет.
Участникам
Раздел для тех, кто платит. Здесь всё, что нужно, чтобы принять решение и оформить участие, — без звонка менеджеру на каждом шаге.
- Преимущества участия
- Виды стендов в PDF
- Форма заявки на стенд
- Документы участника
- Руководство участника
- Виды стендов с комплектацией, ценами и заказом
- Статус заявки: принята, на согласовании, подтверждена
- Личный кабинет участника
- Компенсации затрат
- Отели и визовая поддержка
Три блока чаще всего недооценивают. Преимущества участия — посадочная страница: на неё ведут реклама и переходы из поиска, поэтому нужны не общие слова, а конкретика из статистики. Виды стендов обычно оставляют в PDF: для старта файл работает, но любая правка цены или состава оборудования требует перевыпуска, а старая версия продолжает ходить по почте. Руководство участника снимает поток однотипных писем про монтаж и техтребования — без него на каждый вопрос отвечает менеджер.
Посетителям
Раздел для тех, кто приходит смотреть. Задача одна: убрать всё, что мешает попасть на выставку.
- Преимущества посещения
- Часы работы по дням
- Как добраться: транспорт, парковка
- Регистрация и электронный билет с подтверждением на почту
- Интерактивная схема залов и стендов
Преимущества посещения — тоже посадочная страница, и человек попадает на неё, ничего не зная о выставке. Работает конкретика: сколько было посетителей, какие компании приехали, что можно увидеть за один день. Схема залов устроена иначе: если она нарисована картинкой, её не обновить, когда участник меняет стенд, а если её нет вовсе — посетитель ищет компанию наугад по всему павильону.
Программа
Для профессиональной аудитории деловая программа часто важнее экспозиции: человек едет не смотреть стенды, а слушать конкретные сессии.
- Программа в PDF: расписание по дням, спикеры и темы докладов
- Программа разделами по дням и залам
- Модератор и спикеры с фото и должностью у каждого мероприятия
- Карточка спикера с его выступлениями
- Фильтр по дате, залу и формату
- Специальные события
PDF устаревает в день публикации: поменялся спикер — и файл надо перевыпускать, а старая версия ещё месяц ходит по почте между менеджером и экспонентом. Когда программа собрана разделами, работает иначе. Спикера заводят один раз — фото, имя, должность. В карточке мероприятия его выбирают из общего списка, и он появляется в программе вместе с фотографией. В его карточке — те же данные и список выступлений: название, дата, время, зал. Поменялась должность — правишь одну запись, и обновляется везде.
Медиа
Раздел для прессы, партнёров и всех, кто рассказывает о выставке за её пределами.
- Новости
- Фотогалерея и видео по годам
- Аккредитация СМИ
- Логотипы и материалы для партнёров
Новости закрывают базовую потребность — показать, что выставка живая. Дальше начинается работа на партнёров и прессу: если логотип можно получить только по запросу в почту, партнёр поставит в анонс то, что нашёл в поиске. Обычно это скриншот плохого качества.
Контакты
Раздел, который проверяют первым, когда что-то пошло не так. И единственный, где посетителю нужен не текст, а человек.
- Один адрес почты и телефон
- Адрес площадки и схема проезда
- Срок ответа
- Команда проекта с ролями: участие, программа, аккредитация, застройка, заезд
- Фото, почта и телефон у каждого
- Разделение по темам
Для небольшой выставки хватает одного ящика. Когда проект растёт — появляются аккредитация, застройка, деловая программа, заезд и пропуска, — общий адрес перестаёт работать: письмо про аккредитацию уходит менеджеру по стендам и пересылается внутри команды дважды. Тогда контакты раскладываются по людям и темам, и человек сразу пишет тому, кто решает его вопрос.
Что не нужно делать сразу
У каждого блока два уровня: базовый работает с первого дня, расширенный подключается, когда появляются данные и необходимость.
Запускается сразу
- Даты, место, описание выставки
- Преимущества участия и посещения
- Виды стендов в PDF
- Форма заявки на стенд
- Каталог участников списком
- Программа по дням
- Новости и контакты
Подключается позже
- Виды стендов с комплектацией и заказом
- Личный кабинет участника
- Регистрация посетителей и билеты
- Связанные спикеры и сессии
- Интерактивная карта залов
- Архив по годам
- Мультиязычность RU / EN
Часть расширенного уровня закрывает платформа регистрации и каталога: личный кабинет, регистрацию посетителей, карту залов. На сайте в этом случае остаются интеграция и оформление. Что делается внутри проекта, а что подключается сервисом, решается на старте — вместе со структурой.
Как понять, что пора расширять
- Заявки на стенды обрабатываются вручную и занимают больше часа в день
- Одни и те же вопросы про монтаж и документы приходят в почту повторно
- Программу правят чаще раза в неделю — PDF не успевает обновляться
- Участники просят показать их на плане залов
- Появляется вторая языковая версия для иностранных экспонентов
Каждый признак — сигнал, что конкретный блок перестал справляться. Расширять стоит по одному, начиная с того, что болит сильнее.
Соберите структуру своего сайта
В конструкторе можно отметить нужные блоки и уровни — из этого получится основа технического задания.